Terms and Conditions

POLAR SHIELD SERVICE AGREEMENT TERMS AND CONDITIONS

THIS REFRIGERATION SERVICE AND MAINTENANCE AGREEMENT (the “Agreement”) is

made and entered by and between Scientific Refrigeration Services LLC an Indiana limited liability company (“Company”), and (“Client”).

RECITALS:

WHEREAS, Client is the owner of certain refrigeration equipment (the “Refrigeration Equipment”);

WHEREAS, Company is in the business of providing refrigeration equipment maintenance, inspection, and repair services in accordance with industry best practices and applicable laws and regulations; and

WHEREAS, Client desires to retain Company to maintain the Refrigeration Equipment in good working order and in compliance with all relevant requirements.

NOW, THEREFORE, in consideration of the mutual covenants and conditions set forth herein, and for other good and valuable consideration, the receipt and sufficiency of which are hereby acknowledged, the parties agree as follows:

1. MAINTENANCE SERVICES.

1. Inspection, Maintenance, and Training. Company shall inspect, maintain, cleaning of the exterior, and calibrate all the Refrigeration Equipment on a regular basis, as set forth in the maintenance schedule attached hereto as Exhibit A, in accordance with the manufacturer’s recommendations and industry standards. Company will move the equipment upon request of Client to other areas of the building in which the Equipment is located. Company will also provide operational training, as needed, in the determination of Company, to Client personnel on the Refrigeration Equipment and third party monitoring systems.
   1. Repairs and Replacements. Company shall make all adjustments, and repairs to the Refrigeration Equipment as may be necessary to keep the Refrigeration Equipment in good working order. Company shall use only new or reconditioned parts of equal or better quality than the original parts. However, in the event that the cost to repair any individual piece of equipment exceeds $3,000.00; Company may determine that the repair is uneconomical and recommend replacement. If a replacement of the Refrigeration Equipment is recommended, Company will provide quotes from manufacturers for the replacement equipment.

1. Emergency Response. Company shall respond to Client’s requests for emergency repairs after receiving notice. Company shall make all reasonable efforts to minimize any disruption to Client’s operations. The specific emergency response protocols, including priority levels and communication procedures, are detailed in Exhibit B.
   1. Regulatory Compliance. Company shall ensure that all maintenance, repair, and disposal activities related to the Refrigeration Equipment comply with applicable federal, state, and local laws, rules, and regulations, including those pertaining to the handling, recovery, and proper disposal of refrigerants.
   1. Refrigerant Handling and Disposal. (a) Company shall adhere to all applicable Environmental Protection Agency (EPA) regulations and industry best practices for the handling, recovery, and disposal of refrigerants. (b) Company shall use EPA-certified refrigerant recovery equipment and follow proper evacuation procedures to minimize refrigerant emissions. (c) Company shall maintain detailed records of all refrigerant handling activities, including the type and quantity of refrigerant recovered, recycled, or disposed of, and provide these records to Client upon request. (d) Company shall use EPA- certified reclaimers for the disposal or recycling of recovered refrigerants. (e) Company shall provide Client with documentation certifying the proper disposal or recycling of refrigerants within 7 days of such activities.
   1. Certification and Licensing. Company’s technicians performing the Services shall maintain all necessary licenses, certifications, and training required by applicable laws and regulations for the servicing of commercial refrigeration equipment. Company shall provide proof of such certifications to Client upon request.
   1. Subcontractors. Company may, in its discretion, have the Services performed by or receive assistance from subcontractors or consultants. In that event Company shall remain responsible for the performance of all Services in accordance with the terms of this Agreement. Company shall ensure that all subcontractors comply with the terms of this Agreement, including but not limited to the refrigerant handling and disposal procedures outlined in Section 1.5.

2. RATES AND FEES.

• Service Rates. Fees for Services shall be set forth on a Polar Shield invoice and shall be for a term of 1 year. Any extension of this Agreement will be made on a revised Polar Shield invoice stating the term and fees for the Services to be provided. Any required Service more than twice annually for Preventative Maintenance and three times annually for Repair Services performed by Company during Normal Business Hours (defined as 8:00 AM to 5:00 PM, Monday through Friday, excluding holidays) shall be charged at the rate of $120

per hour and travel fee of $60 per hour. Services provided other than Normal Business Hours shall be charged at the rate of $180 per hour and a travel fee of $90 per hour.

• Parts and Materials. In addition to the compensation for Services if there are required Services greater than stated in 2.1, Company will charge, and Client agrees to pay the then- current market prices for any parts, materials, or supplies used in the performance of the Services. Company shall provide Client with a detailed list of all parts and materials used, including their respective costs, with each invoice.

3. INVOICING AND PAYMENT.

• Invoicing. Company shall submit invoices to Client at the commencement of each annual term and then for any additional Services, itemizing all goods and services provided, the applicable rates, and any reimbursable expenses. Each invoice shall include:

(a) A detailed breakdown of labor hours, specifying the date, time, and nature of work performed; (b) An itemized list of parts and materials used, including their respective costs;

(c) A separate itemization of any additional expenses incurred.

• Payment Terms. Client shall pay all undisputed invoices Thirty (30) days of receipt. Payments shall be made to the account specified by Company.
  • Disputed Amounts. If Client disputes any portion of an invoice, Client shall pay the undisputed amount and notify Company in writing of the basis for the dispute within Fifteen (15) days of receipt of the invoice. The parties shall work in good faith to resolve any disputed amounts within Thirty (30) days of Client’s notification of the dispute.
  • Late Payments. Any amounts not paid when due shall bear interest at the rate of 1.5% per month or the maximum rate permitted by applicable law, whichever is less, from the due date until paid.

4. TERM AND TERMINATION.

• Term. The initial term of this Agreement shall be for One (1) year from the Effective Date. Thereafter, this Agreement shall automatically renew for successive One (1) year terms unless either party provides the other party with written notice of non-renewal at least Ninety (90) days prior to the expiration of the then-current term.
  • Termination for Cause. Either party may terminate this Agreement for cause upon Thirty (30) days’ written notice to the other party if the other party materially breaches this Agreement and fails to cure such breach within the notice period.
  • Effect of Termination. Upon termination of this Agreement for any reason: (a) Company shall immediately cease providing Services and return any Client property in its

possession; (b) Client shall pay all outstanding invoices for Services rendered up to the date of termination; and (c) Each party shall return or destroy all Confidential Information of the other party in its possession.

5. CLIENT RESPONSIBILITIES.

• Cooperation. Client agrees to provide Company with reasonable access to the Refrigeration Equipment and to cooperate with Company in the performance of the Services.
  • Site Conditions. Client shall maintain the premises where the Refrigeration Equipment is located, in a safe and hazard-free condition, suitable for the performance of the Services.
  • Equipment Documentation. Client shall provide Company with all available documentation, including manuals, warranties, and service histories, related to the Refrigeration Equipment.
  • Notification of Issues. Client shall promptly notify Company of any observed irregularities, defects, or malfunctions in the Refrigeration Equipment.

6. WARRANTIES.

• Services Warranty. Company warrants that the Services provided hereunder shall be performed in a professional and workmanlike manner, in accordance with industry standards and the manufacturer’s recommendations.
  • Parts Warranty. Company warrants that any parts or materials provided as part of the Services shall be new or reconditioned, of equal or better quality than the original parts, and free from defects in materials and workmanship for a period of 180 days from the date of installation.
  • Refrigerant Handling Warranty. Company warrants that all refrigerants will be handled, recovered, and disposed of in compliance with applicable environmental laws and regulations, including EPA standards.
  • Warranty Remedies. In the event of a breach of the warranties set forth in this Section 6, Company shall, at its sole expense and as Client’s exclusive remedy, re-perform the defective Services or repair or replace the defective parts.
  • Disclaimer. EXCEPT FOR THE EXPRESS WARRANTIES SET FORTH IN THIS SECTION 6, COMPANY MAKES NO OTHER WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.

7. INSURANCE.

• Company Insurance. Throughout the term of this Agreement, Company shall maintain the following insurance coverage: (a) Workers’ Compensation insurance with statutory limits; (b) Employer’s Liability insurance with limits of not less than $2,000,000 per accident; (c) Commercial General Liability insurance, including products and completed operations coverage, with minimum limits of $2,000,000 per occurrence and $4,000,000 in the aggregate; (d) Commercial Automobile Liability insurance with limits of not less than

$1,000,000 per accident; (e) Errors and Omissions Liability (Professional Liability) insurance with limits of not less than $2,000,000 per claim and in the aggregate; and (f) Environmental Liability insurance with limits of not less than $[1,000,000] per occurrence and $2,000,000 in the aggregate.

8. INDEMNIFICATION.

• Company Indemnification. Company shall indemnify, defend, and hold harmless Client, its affiliates, and their respective officers, directors, employees, and agents from and against any and all claims, demands, suits, actions, damages, liabilities, losses, and expenses (including reasonable attorneys’ fees and court costs) arising out of or resulting from Company’s performance of the Services, breach of this Agreement, or violation of applicable laws or regulations, except to the extent caused by the negligence or willful misconduct of Client.
  • Client Indemnification. Client shall indemnify, defend, and hold harmless Company, its affiliates, and their respective officers, directors, employees, and agents from and against any and all claims, demands, suits, actions, damages, liabilities, losses, and expenses (including reasonable attorneys’ fees and court costs) arising out of or resulting from Client’s breach of this Agreement or the negligence or willful misconduct of Client.
  • Indemnification Procedures. The indemnified party shall promptly notify the indemnifying party of any claim subject to indemnification and cooperate in the defense of such claim. The indemnifying party shall have control over the defense and settlement of any claim, provided that any settlement requiring the indemnified party to admit liability or make any financial payment shall require the indemnified party’s prior written consent
• LIMITATION OF LIABILITY.

EXCEPT FOR COMPANY’S INDEMNIFICATION OBLIGATIONS UNDER SECTION 8.1, IN NO EVENT SHALL EITHER PARTY BE LIABLE TO THE OTHER PARTY FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, INCIDENTAL, OR CONSEǪUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF OR RELATED TO THIS AGREEMENT, REGARDLESS OF THE FORM OF ACTION, WHETHER IN CONTRACT, TORT (INCLUDING NEGLIGENCE), STRICT LIABILITY, OR OTHERWISE, AND EVEN IF SUCH

PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. THE TOTAL AGGREGATE LIABILITY OF COMPANY TO CLIENT FOR ALL CLAIMS ARISING OUT OF OR RELATED TO THIS AGREEMENT SHALL NOT EXCEED THE TOTAL AMOUNT PAID BY CLIENT TO COMPANY UNDER THIS AGREEMENT DURING THE TWELVE (12) MONTHS PRECEDING THE EVENT GIVING RISE TO THE CLAIM.

1. CONFIDENTIALITY.
   1. Confidential Information. Each party may have access to confidential and proprietary information of the other party, including but not limited to trade secrets, technical information, business plans, and customer data (collectively, “Confidential Information”).
   1. Nondisclosure. Each party agrees to maintain the confidentiality of the other party’s Confidential Information and not to disclose or use such information for any purpose other than the performance of this Agreement, except as required by law or court order. Each party shall use at least the same degree of care to protect the other party’s Confidential Information as it uses to protect its own Confidential Information of like nature, but in no case less than reasonable care.
   1. Exceptions. The obligations of confidentiality shall not apply to information that: (a) is or becomes publicly known through no fault of the receiving party; (b) is rightfully received from a third party without a duty of confidentiality; (c) is independently developed by the receiving party without use of the disclosing party’s Confidential Information; or (d) is required to be disclosed by law or court order, provided that the receiving party gives the disclosing party prompt written notice of such requirement prior to disclosure.
   1. Return of Confidential Information. Upon termination of this Agreement or upon request of the disclosing party, the receiving party shall return or destroy all Confidential Information of the disclosing party in its possession.

11. MISCELLANEOUS.

1. Independent Contractor. Company is an independent contractor and not an employee or agent of Client. Nothing in this Agreement shall be construed to create any partnership, joint venture, or agency relationship between the parties.
   1. Governing Law. This Agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws of the State of Indiana without regard to its conflict of laws principles.
   1. Assignment. Neither party may assign or transfer this Agreement or any of its rights or obligations hereunder without the prior written consent of the other party, which consent shall not be unreasonably withheld. Any attempted assignment in violation of this Section

shall be null and void. This Agreement shall be binding upon and inure to the benefit of the parties and their respective successors and permitted assigns.

1. Force Majeure. Neither party shall be liable for any failure or delay in performance under this Agreement due to fire, flood, earthquake, elements of nature or acts of God, acts of war, terrorism, riots, civil disorders, rebellions or revolutions, or any other similar cause beyond the reasonable control of such party, provided that the party failing to perform shall promptly notify the other party of the force majeure event and use commercially reasonable efforts to mitigate its effects.
   1. Notices. All notices required or permitted under this Agreement shall be in writing and shall be deemed given when delivered personally, sent by certified mail (return receipt requested), or sent by a nationally recognized overnight courier service to the other party at the address set forth in the preamble to this Agreement or to such other address as either party may designate in writing.
   1. Severability. If any provision of this Agreement is held to be invalid, illegal, or unenforceable, the remaining provisions shall remain in full force and effect, and the invalid, illegal, or unenforceable provision shall be modified to the extent necessary to render it valid, legal, and enforceable while preserving its intent.
   1. Waiver. No waiver of any breach of this Agreement shall constitute a waiver of any prior, concurrent, or subsequent breach, and no waiver shall be effective unless made in writing and signed by an authorized representative of the waiving party.
   1. Counterparts. This Agreement may be executed in one or more counterparts, each of which shall be deemed an original, but all of which together shall constitute one and the same instrument. Electronic signatures shall be deemed original signatures for all purposes.
   1. Entire Agreement. This Agreement, including any exhibits and attachments, constitutes the entire agreement between the parties and supersedes all prior or contemporaneous understandings, agreements, or representations, whether written or oral, with respect to the subject matter hereof. This Agreement may not be modified or amended except by a written instrument signed by both parties.

EXHIBIT A: MAINTENANCE SCHEDULE

1. Preventive Maintenance
   1. Temperature Calibration
   1. Cabinet condition
   1. Compressor operation and refrigeration charge
   1. Fan motor(s) operation and lubrication
   1. Evaporator coil condition (ice build up)
   1. Door hinges, latches, handles and gaskets
   1. Basket/Shelves/Drawers condition and operation
   1. Wiring condition
   1. Light operation
   1. Battery charge and operation
   1. All alarms functional checks
   1. Defrost cycle operation
   1. Chart recorder operation
   1. Probe bottle service
   1. Cleaning of exterior of unit and surrounding area EXHIBIT B EMERGENCY RESPONSE PROTOCOLS
2. Priority Levels:

Level 1 (Critical): Equipment failure causing immediate risk to product safety or significant business disruption

Level 2 (Urgent): Equipment malfunction affecting performance but not causing immediate risk

Level 3 (Routine): Non-critical issues or scheduled maintenance

• Response Times:

Level 1: Same day Level 2: Next day Level 3: As scheduled

Company to submit detailed incident report within 24 hours of issue resolution

Communication Procedures:

• Client to contact Company’s emergency hotline at 317-775-2422

• Company to provide initial assessment and estimated time of arrival

• Company to provide updates to Client’s point of contact until issue is resolved